ビジネスにおいて顧客管理は重要です。
顧客の情報を細かく管理しておけば、顧客との信頼関係を深めたり、顧客のニーズに合った商品を開発したりすることが可能ですよ。
顧客情報をうまく活用すると企業の成長につながるでしょう。

とはいえ「顧客管理ツールを導入する費用がない……」「Excelで簡単に管理したい！」「テンプレートはあるの？」と考える方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、顧客管理で使えるExcelのテンプレートを紹介していきますね。
テンプレートを使わずに、自分で管理表を作る方法もお伝えしていきます。

この記事を読めば、すぐにExcelで顧客管理ができるようになりますよ。
自社の顧客管理の方法に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

顧客管理で使えるExcelテンプレート6選

ここからは、Excelのテンプレートサイトを紹介します。

シンプルな顧客管理表のテンプレートを提供しているサイトを6つ厳選しました。

テンプレート①bizocean

「bizocean」（ビズオーシャン）は、ビジネステンプレートを提供しているサイトです。

2.8万点以上のテンプレートを無料で使えます。
顧客管理の無料Excelテンプレートだけでも20点以上ありますよ。

業種別のテンプレートもあるので、ぜひチェックしてみてください。
ダウンロードには会員登録が必要です。

テンプレート②Excel Form 顧客管理

「Excel Form顧客管理」は、操作性が高いテンプレートです。

編集がしやすいフォーム機能を使って情報を入力します。
機能や設定が更新されるのも嬉しいポイント。

気軽に使えるフリー版もありますよ。
会員登録をせずにダウンロードできます。

テンプレート③Excelフリーソフト館

「Excelフリーソフト館」は、Excelのテンプレートを無料で提供しているサイトです。

勉強やはがきなど、ビジネス以外のテンプレートも豊富ですよ。
顧客管理表のテンプレートもあり、シンプルなデザインで使いやすいです。
郵便番号は、数字を入力するとハイフンが自動で表示される設定になっています。

会員登録をせずにダウンロードできますよ。

テンプレート④楽しもうOffice

「楽しもうOffice」は、Microsoftが無料のテンプレートを提供するサイトです。
ビジネス以外にも家庭/趣味、大学生活、キッズなどのカテゴリーがありますよ。

顧客管理表のテンプレートもあり、別シートの使い方を参考にするとすぐに使用できます。
シンプルなデザインで、誰でも使いやすいです。
最初からフィルター機能が設定されているので、すぐに必要な情報を引っ張り出せますね。

会員登録なしでダウンロードできますよ。

テンプレート⑤テンプレートの無料ダウンロード

「テンプレートの無料ダウンロード」は、Word、Excelのテンプレートを提供するサイトです。
様々な種類のビジネステンプレートがありますよ。

シンプルなデザインの顧客管理表と顧客管理台帳があります。
1つのシートに1人のデータを細かく管理したい方は顧客管理台帳がおすすめです。

会員登録なしでダウンロードできます。

テンプレート⑥エクセルカードHARI

「エクセルカードHARI」は、株式会社日本アプリケーション開発が提供するソフトで、Excelのテンプレートをダウンロードできます。

カスタム性が高く、編集がしやすいフォーム機能を使って情報を入力します。

フリー版はデータ制限がありますが、100件まで登録できますよ。

顧客管理をExcelで実施する場合の注意点を紹介

顧客管理をExcelで実施する場合には、注意する点をしっかりと理解しておかなくてはなりません。

その注意点は、以下の通りです。

• 動作が遅くなる場合がある
• 共有の際にスムーズさに欠ける
• セキュリティ対策に手間がかかる
• スマホで使用しづらい

では順に紹介します。

注意点①動作が遅くなる場合がある

Excelで顧客管理を実施する際にデータ量が多くなると、計算や検索などの動作が遅くなる場合があります。

動作が遅くなってしまうと一つ一つの作業の際に遅れが出て来ますので、ストレスがかかりやすくなってしまいます。

そうならないためにも、顧客管理専用のExcelテンプレートを使用することがおすすめです。

これらは動作が遅くなく、スピーディーに動きやすいテンプレートが多いので非常に使いやすいといったメリットが存在します。

注意点②共有の際にスムーズさに欠ける

Excelに関しては共有したい場合にファイルを作成した後で、そのファイルを添付するといった作業が必須になります。

これらはリアルタイムなチャットとは違い、共有時のスムーズさに欠けるといった注意点が存在します。

万が一そのファイルを開かなければ、内容を見落とすといったミスが生じる可能性があるため注意が必要です。

リアルタイムなやり取りに不向きなExcelですので、共有しやすいチャット形式の媒体を構築する必要があるのです。

注意点③セキュリティ対策に手間がかかる

顧客管理をExcelで実施する際の注意点として、セキュリティ対策に手間がかかることが挙げられます。

Excelでは、パスワードの設定を行わないとファイルを守ることができません。

それは、一つ一つのファイルに設定しなければならないので手間がかかりますし、それらをメール等で共有する際には、その都度パスワードが求められます。

これらの内容を克服する顧客管理ツールをしっかりと準備したうえで顧客管理をExcelで実施しましょう。

注意点④スマホで使用しづらい

スマホの小さい画面では、Excel操作がしづらい点が注意点として挙げられます。

どうしてもExcelはパソコンで使用する機会が多くなってしまうので、編集場所が限られてしまうのです。

対策としてExcelで直接顧客管理するのではなく、Excelテンプレートを使用することが求められてくるのではないでしょうか。

【顧客管理】Excel作成の流れ

テンプレートを使わずに自分で顧客管理表を作っても良いですね。

ピッタリのテンプレートが見つからない方は、以下3つの手順に沿って自分で作成しましょう。

①項目を設定する

②データを入力する

③形式を整える

詳細をお伝えしていきます。

ステップ①項目を設定する

まず、顧客管理表で何を管理するのか決めなければいけません。

顧客管理をするにあたって、これからやっていきたい施策があるはずです。
その施策に必要な項目は何なのか考えましょう。

ポイントは、本当に使う項目だけを入れることです。
余計な項目があると入力する手間が増えてしまいます。
見た目もごちゃごちゃしてしまうので、シンプルな項目を心がけましょう。

たとえば、顧客番号や名前、住所、購入履歴、問い合わせ履歴などがあります。

ステップ②データを入力する

管理する項目を決めたら、特定の行（たとえばA1、B1、C1…）に入力していきます。
そうすると、顧客1人分のデータを横一行に入力できるようになりますね。
横入力にしなければ使えない機能が出てくるため、項目は必ず横に並べてください。

また、項目によっては入力するデータが限られてくると思います。
たとえば、性別や都道府県などが当たりますね。

この場合、入力規制の設定をすると良いです。
選択式で選べるので、データ入力が楽になり、入力ミスも減るでしょう。

ステップ③形式を整える

データを入力したら、以下のような方法で表を見やすくします。

• 項目に色を付ける
• 文字を左右or中央に寄せる
• 罫線を追加・変更する
• 行の高さ・列の長さを変更する

テーブル機能を使うと簡単にデータベース化できます。
方法は以下のとおりです。

• ドラッグして表全体を選択する
• 挿入タブをクリック
• テーブルをクリック
• 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れる
• 「OK」をクリック

これでデータベース化が完了です。
デザインも変更できるので、オリジナルの見やすい表をつくってみてください。

【顧客管理】Excel管理のポイント

顧客管理データを作成したら、日次ベースで顧客データを入力・管理していきます。

ここからは、作成した顧客管理データを管理する3つのポイントを解説しますね。

①空白をつくらない

②セキュリティ対策を講じる

③運用ルールを決める

詳細をお伝えしていきます。

ポイント①空白をつくらない

表を見やすくしたいからといって、データとデータの間に空白の列・行をつくってはいけません。

なぜなら、エクセルの機能が使いにくくなったり、表が見にくくなってしまったりするからです。
フィルター・ソート機能に不具合が出てきます。

とはいえ「文字が詰まっていて見にくい……」という方もいらっしゃるかもしれません。
そのときは、列・行の大きさを変更したり、文字の大きさを変えたりすると良いですよ。

ズーム機能を使って大きく表示させる方法もあります。

ポイント②セキュリティ対策を講じる

顧客情報を取り扱う際は、情報が漏洩しないようにしなければいけません。
もし外部に流出してしまえば大きな問題になります。

自分でできる対策としてはパスワード機能の活用が挙げられます。
関係者以外にデータを見られることがないようにしましょう。

パスワードのかけ方は以下のとおりです。

• 「ファイル」タブをクリック
• 「情報」をクリック
• 「ブックの保護」をクリック
• 「パスワードを使用して暗号化」をクリック
• パスワードを入力
• 「OK」をクリック
• 確認でパスワードを再入力
• 「OK」をクリック

これでパスワード設定は完了です。

ポイント③運用ルールを決める

複数人が編集する場合は、最初に運用ルールを決めておくと良いですよ。
それぞれが自分のルールで編集すると表が見にくくなってしまいます。

総務省は2020年に「機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール」を公開しました。
データを効率的に活用するためには、入力の仕方を統一することが重要です。

たとえば以下のようなルールを取り入れると良いですよ。

• 1つのセルにデータは1つだけ
• 円・￥・kgなどの単位を入力しない
• セルを結合しない
• 入力内容を省略しない
• オブジェクトを挿入しない
• 機種依存⽂字を使わない
• 西暦を使う
• 表は1つのシートにつき1つ

事前にチーム内でルールを共有しておきましょう。

ポイント④データベースは縦軸で入力

続いてのポイントは、「データベースは縦軸で並べる」です。 具体的には顧客IDを縦方向に入力するとなります。 つまり、新規顧客が増えるたびにエクセルの表が縦方向に伸びるイメージです。 横方向には、顧客の氏名・住所・属性・行動履歴などの個人情報が並びます。

感覚的には、縦に並べても、横に並べても大差ないように感じますが、横に並べるとエクセルの機能であるフィルターや並べ替えが活用できなくなってしまいます。 フィルターも並べ替えも、簡易的な顧客管理には欠かせない機能です。

ポイント⑤タイトルと表の間は1行あける

データベース内は空白を作ってはいけませんが、データベースに表題を付ける場合は、表題と表の間は1行空けなければなりません。 間隔を空けないと、データベースとして認識されない可能性があります。

データベース内に空白があるのとは異なり、表題と表の間に間隔があっても、並べ替えやフィルター機能が使えなくなることはありません。

ポイント⑥行に色を付けて見やすくする

Excelでデータベース化する際は、行に色を付けて見やすくしましょう。 すべての背景色がデフォルトの白では、データ量が増えた際に見づらくなってしまいます。

入力したデータをテーブル化すると、自動で表の背景色や文字色が変更されます。 デフォルトでは、項目の部分に濃い色が付き、顧客情報の部分は1行とばして白や青などの色が付きます。 これはデフォルトのまま活用するのがおすすめです。

背景色を薄めに設定すれば、テキストが隠れてしまう心配もありません。

Excel管理を活用するための機能

ここからは、テーブル化した顧客管理表を駆使するための便利な機能について解説します。 使いこなせれば、効率的に顧客情報を管理できるようになります。 機能を上手に活用し、顧客管理を効率的に進めましょう。

「フォーム機能」を有効にして編集・入力作業を効率化

作成した顧客管理シートに直接入力すると、時間がかかりますし、ちょっとしたミスで前後のセルを消してしまうリスクがあります。 効率的に入力するには、フォーム機能を活用するのがよいでしょう。

フォーム機能の設定は、ファイルタブからオプション→クイックアクセスツールバーへと進みます。 コマンドの選択をすべてのコマンドに変更して、フォームを選択して追加からOKとクリックします。 すると、Excelの一番左上にフォームのマークが追加されます。

表上のどこかを選んだ状態でフォームマークをクリックすると、入力項目をExcelが自動で判別し、フォームが表示されます。

重複チェックを行うことで人為的ミスを防止

手動で顧客情報を入力する際に、「同一データを複数入力してしまった」などの入力ミスはよくあります。 このようなヒューマンエラーを防ぐには、重複チェック機能が役立ちます。

重複チェックを行うセルをアクティブにしてスタイル→条件付き書式→重複する値を選びます。 すると重複する値のウインドウが開きますので、値は重複、書式は任意の色や文字色を選択してください。 最後にOKをクリックすると重複データが認められたセルに色が付きます。

データの入力ミスは顧客管理に影響を与えるリスクもあるため、日頃から定期的にチェックしておきましょう。

ウインドウ枠を固定

Excelでの顧客管理においては、並べ替え機能やフィルター機能を多用します。 この際、ラベルを固定しておかないと、ラベルもデータとしてしまうので、ズレが発生します。

また、スクロールして表の下部に移動した際に項目名が分からず、自分が今どの項目について作業しているのか分からなくなってしまうことがよくあります。 このようなちょっとした不便を解消するためにも、ウインドウ枠を固定し、先頭行は見出しとして固定しましょう。

表全体の並べ替えをするときは「フィルター機能」

フィルター機能とは、設定した条件に該当するデータのみを表示したり、並べ替えたりする機能です。 複数の条件で並べ替えを反映させることも可能で、ドロップダウンリストから「ユーザ設定の並べ替え」を選択し、表示されたウインドウにて「＋追加」で並べ替えの条件を設定し「OK」をクリックすると並べ替えが反映されます。

また、データの絞り込み以外にも、昇順や降順でデータの並べ替えも可能です。 フィルター機能が不要になったときは、ツールバーの「フィルター」をクリックすれば解除できます。

条件抽出をするには「スライサー機能」

スライサー機能は、簡単にいうと絞り込みを視覚的にできる機能です。 フィルターほど細かな条件設定はできませんが、簡単にデータの抽出を行えます。 のちほど解説するピボットテーブルの操作性の操作性の向上につながり、顧客管理との相性もぴったりです。

操作方法は以下のとおりです。

1. スライサーを作成したいピボットテーブル内を選択
2. 「ピボットテーブルツール」の「オプション」をクリック
3. 「並べ替えとフィルター」の「スライサー」ボタンをクリック

この操作をするとスライサーが挿入され、スピーディで簡単にデータを抽出可能です。

「検索機能」を使えばデーターを一発で発見

データ量が増えてくると、必要なデータを探し出すのが困難です。 膨大なデータから必要なデータを探す際はWindowsの場合は「Ctrl」＋「F」Macの場合は「command」＋「F」キーで検索できることはよく知られていますが、Excelではその機能に加え、以下の検索可能です。

• 大文字と小文字の区別部分
• 一致と完全一致の切り替え
• 半角と全角の区別

検索機能を活用すれば、目的の情報を迅速に探し当てることができます。 知識として、このような検索機能があることを知っておくと役立つ日が来るでしょう。

ピボットテーブルを使って集計や確認を効率化

ピボットテーブルはExcelの機能の中で最も優秀な機能といってもいいでしょう。 関数や数式が分からなくても、直感的で楽に大きなデータを処理・整理ができます。

ただし、ピボットテーブルの機能を活用するには以下の条件をすべてクリアする必要があります

• 1行目にタイトル行がある
• 2行目以降のデータの途中に空白がない
• データに隣接して余計な何かを入力されているセルがない

この３つの条件すべてを満たしていれば「挿入」→「ピボットテーブル」と進めば完成します。 ピボットテーブルは、データの集計や確認に非常に有効な機能です。 積極的に活用しましょう。

Excelで顧客管理をするメリット

ここからは、Excelで顧客管理をするメリットをお伝えします。

①費用がかからない

②導入しやすい

③使用者への教育が容易

④少人数で顧客管理が可能

それぞれの詳細を見ていきましょう。

メリット①費用がかからない

Excelで顧客管理をする1番のメリットは、コストがかからないことです。

すでに職場のPCにExcelが入っているところは多いのではないでしょうか。

初期費用やランニングコストがかからないのは嬉しいですね。

メリット②導入しやすい

Excelはメジャーなソフトなので、使用したことのある人は多いはず。

導入前の研修など特別な時間も必要ないでしょう。

データ入力だけであれば誰でも簡単にできるため、導入しやすいといえます。

メリット③使用者への教育が容易

Excelを使用しての顧客管理は、使用者への教育が容易である点もメリットです。 Excelは利用者が多いので、必要最低限の操作はできる方が多いです。 担当者に対しては顧客管理に必要な部分だけを教えるだけでよいので、教育にかかる手間やコストを削減可能です。

担当者以外が顧客情報にアクセスする際も、「使用方法がまったく分からない」という事態にはならないでしょう。 多くの方が使いこなしているツールなのでExcelは非常に便利です。

メリット④少人数で顧客管理が可能

少人数で顧客管理を行ったり、取り扱う顧客管理が少なかったりする場合は、Excelで十分に対応可能です。

市販の名刺管理ソフトや顧客管理システムなどのツールは、携わる方が多いときに便利です。 入力や更新作業を行うのが少人数の場合は、大規模なシステムを導入するメリットは少ないでしょう。

市販のツールには権限の機能などもあり、セキュリティ面を考えても便利だという声も聞きますが、Excelにもメンバーに権限を付与する機能は備わっています。 役割や企業の管理体制に応じたオペレーションが可能です。

Excelで顧客管理をするデメリット

ここからは、Excelで顧客管理をするデメリットをお伝えします。

①効率が悪い

②外出先で管理ができない

③セキュリティ面が弱い

それぞれの詳細を見ていきましょう。

デメリット①効率が悪い

Excelで管理するデータが増えると、動作が遅くなります。

また、複数人での同時作業ができないため、業務効率が悪いです。
すぐに編集できないと、入力漏れが発生するかもしれません。

大量の顧客データをExcelで管理する場合は、注意が必要です。

デメリット②外出先で管理ができない

Excelで管理している顧客情報は、外出先で編集できません。

外出している営業担当者と社内の情報共有がリアルタイムでできないことがデメリットとして挙げられます。

営業担当者は一旦会社に戻ってから入力しなければならず、入力漏れが発生する可能性もあります。

デメリット③セキュリティ面が弱い

Excelはセキュリティ面にリスクがあります。
なぜなら、誰でも開いて編集することができるからです。

先述したようにパスワードをかける方法もありますが、パスワード管理が徹底されていなければ誰でもアクセスできてしまいます。

また、コピペで簡単に複製ができてしまうのもリスクがありますね。
複製したデータの管理が雑になれば、情報が漏洩してしまうかもしれません。

不安な場合は、セキュリティに強いツールを選ぶと良いでしょう。

効率重視ならCRMを活用しよう

ここまでExcelの顧客管理についてお伝えしてきましたが、効率を重視するならCRMを使って顧客管理をする方法がおすすめです。

ここからは、CRMを使うメリットを3つ紹介しますね。

①複数人で同時に編集できる

②外出先で管理ができる

③簡単に分析できる

それぞれの詳細を見ていきましょう。

メリット①複数人で同時に編集できる

CRMを使うと複数人で同時に編集ができるので、リアルタイムで情報共有ができます。

1日に同じお客様から複数回お問い合わせが発生することもあると思います。
問い合わせ後にすぐに情報を入力していれば、電話を受ける担当者が異なっても精度の高い対応ができますね。

顧客満足度の向上が見込まれるでしょう。

メリット②外出先で管理ができる

CRMはスマホやタブレットでも使えます。

営業担当者も外出先ですぐにデータを入力できますよ。
社内と営業担当者の連携がスムーズになります。

また、お客様のところへ訪問する直前に情報を確認できるため、営業活動の助けになるでしょう。

メリット③簡単に分析できる

CRMには、顧客データの分析機能も付いています。
ツールによって搭載されている機能は異なるため、事前に確認が必要です。

必要なデータを自動で出力できれば、分析する手間が省けますね。
分析にかけていた時間を重要な業務に回すと良いでしょう。

分析結果を営業やマーケティングに活用すると売上向上につながります。

まとめ

今回は、顧客管理表を無料でダウンロードできるサイトを紹介させていただきました。

顧客管理ツールにExcelを選ぶと、費用を抑えることができます。
慣れ親しんだツールなので、特別な研修をする必要もありません。

初めての顧客管理で手軽に始めたい場合は、Excelを利用すると良いでしょう。

今回紹介したテンプレートは、シンプルで使いやすいものばかりです。
「オリジナルの表が良い！」という方は、Excelで1から自分で作ってみましょう。

効率を重視する場合はCRMがおすすめです。
「Excelだと入力漏れが多い……」「部署間の情報共有がうまくいかない」「データ分析作業の時間を削減したい」という方はCRMの導入を検討してみると良いでしょう。